Cómo entender la facturación intragrupo

Episodio 2: ¿Cuánto debe cobrar una empresa a otra? Bienvenidos de nuevo a nuestra serie sobre facturación intragrupo. En el primer episodio, vimos qué es la facturación intragrupo y por qué las empresas pueden necesitar cobrarse servicios, costos u otras transacciones. Pero saber que debe haber un cargo es solo el primer paso. La siguiente pregunta es: ¿cuánto debe cobrar una empresa a la otra? No se puede elegir una cifra simplemente porque le conviene al grupo. Según el principio de plena competencia, el objetivo es fijar un precio o resultado acorde con lo que habrían acordado partes independientes en circunstancias comparables.

Veamos un ejemplo sencillo. Imagine que su empresa matriz tiene empleados que prestan apoyo administrativo continuo a su filial en EE. UU. El primer paso es entender el servicio que realmente se presta: qué trabajo se realiza, quién se beneficia de él y qué costos están asociados a la prestación de ese servicio. Una vez que entienda la transacción, puede determinar un método de precios de transferencia adecuado. Según los hechos, eso podría implicar comparar la transacción con transacciones similares entre empresas independientes, aplicar un margen adecuado a los costos, o utilizar otro método permitido por las normas de precios de transferencia.

Para ciertos servicios intragrupo que cumplen los requisitos, la normativa de EE. UU. también prevé un método de costo de los servicios. Con ese método, los servicios que reúnen los requisitos pueden, en ciertos casos, cobrarse según su costo total de prestación, sin margen de beneficio. Pero aquí es donde las empresas deben tener cuidado. No todos los servicios pueden cobrarse solo al costo, y no existe un porcentaje de margen que funcione automáticamente para todas las transacciones intragrupo. El enfoque correcto depende del tipo de transacción, de las funciones realizadas, de los riesgos asumidos y de las circunstancias concretas de las empresas implicadas.

Otro error frecuente es centrarse en la factura antes de pensar en la realidad económica subyacente. Una factura puede decir “honorarios de gestión” o “servicios de consultoría”, pero esa etiqueta por sí sola no explica por qué se cobró ese importe. La transacción subyacente y la metodología de precios deben justificarlo.

Así que, si hay una idea clave en este episodio, es esta: empiece por la transacción, no por la factura. Entienda qué se prestó realmente, determine cómo debe valorarse y luego asegúrese de que la facturación refleje ese análisis. Pero fijar el precio es solo una parte del proceso. También necesita registros que muestren lo que ocurrió y asegurarse de que esas transacciones se contabilicen correctamente. Eso es lo que veremos en el último episodio.

Bienvenidos al último episodio de nuestra serie sobre facturación intragrupo. Hemos visto qué es la facturación intragrupo y cómo las empresas pueden determinar cuánto cobrar.

Veamos ahora qué sigue. ¿Cómo se gestiona en la práctica la facturación intragrupo? Volvamos a nuestro ejemplo. Nuestra empresa matriz francesa presta regularmente servicios de marketing, contabilidad y soporte informático a su filial en EE. UU. A lo largo del mes, el primer paso es registrar el apoyo que se presta y los costos relacionados. Algunos costos son fáciles de identificar. Por ejemplo, si un empleado trabaja específicamente en un proyecto para la empresa de EE.

UU., puede registrar el tiempo y el costo de ese trabajo. Pero otros costos son compartidos. Quizá ambas empresas usan el mismo software. Quizá el mismo equipo de TI da soporte a empleados en Francia y en EE. UU. En esos casos, las empresas necesitan una forma razonable de repartir el costo. Por ejemplo, el costo del software podría repartirse según el número de usuarios de cada empresa. Los servicios del personal podrían repartirse según el tiempo dedicado a cada negocio. Esto se llama asignación de costos.

Simplemente significa encontrar una forma razonable de repartir un costo compartido entre las empresas que se benefician de él. Una vez calculado el importe, una empresa puede emitir una factura intragrupo a la otra, y ambas deben registrarla. Para la empresa que presta el servicio, puede registrarse como ingreso. Para la empresa que recibe el servicio, puede registrarse como gasto, según la naturaleza de la transacción. Pero el proceso no termina con la factura. También conviene conservar la información que explica de dónde sale esa cifra.

Eso puede incluir la factura intragrupo, el cálculo del cargo, los registros de los servicios prestados y los acuerdos intragrupo correspondientes. Esto es aún más importante cuando sus empresas operan en distintos países. Para ciertas empresas de EE. UU. con propietarios extranjeros, las transacciones con empresas extranjeras vinculadas también pueden tener requisitos de declaración adicionales ante el IRS, incluido el Formulario 5472. Por eso es mucho más fácil llevar el registro de estas transacciones a medida que ocurren, en lugar de intentar reconstruirlo todo al final del año.

En resumen: registre lo que se comparte, calcule el cargo, emita la factura, regístrela en ambas empresas y conserve los documentos que la explican. La facturación intragrupo no tiene por qué ser complicada. La clave es tener un proceso claro y coherente para que, a medida que su empresa crece más allá de sus fronteras, entienda fácilmente qué paga cada empresa y por qué. ¿Todavía tiene preguntas o quiere saber más sobre hacer negocios en EE. UU.? Visite Orbiss.com para más información.