Para expandirse a Estados Unidos, una empresa española o europea suele necesitar apoyo en siete áreas: constitución de la sociedad, fiscalidad, contabilidad, nóminas, impuesto sobre las ventas (sales tax), operaciones vinculadas y asesoramiento continuo. No siempre hace falta una filial desde el primer día, pero vender o contratar en EE. UU. genera obligaciones que conviene identificar. Los servicios necesarios dependen de lo que la empresa vaya a hacer realmente en Estados Unidos en los próximos 12 a 24 meses.
Última revisión: octubre de 2026
En resumen
- No siempre es obligatorio crear una filial para vender o contratar en EE. UU., pero hacerlo desde España puede generar obligaciones de sales tax, nóminas e impuesto sobre sociedades.
- Hay siete áreas que planificar: constitución, fiscalidad, contabilidad, nóminas, sales tax, operaciones vinculadas y asesoramiento.
- Constituir la sociedad en Delaware no cubre los estados donde estén sus empleados, clientes o existencias.
- Organice el presupuesto en cuatro categorías: puesta en marcha, funcionamiento habitual, cumplimiento normativo y operaciones extraordinarias.
- Elija asesores con experiencia en empresas de capital extranjero, en varios estados y en información financiera para una matriz europea.
Expandirse a Estados Unidos implica mucho más que constituir una sociedad.
Para una empresa española o europea, el verdadero reto consiste en poner en marcha una actividad que funcione: facturar a los clientes, contratar empleados, cumplir las obligaciones fiscales, gestionar la contabilidad y facilitar información fiable a la sociedad matriz.
Algunos trámites son necesarios desde el principio. Otros dependen de dónde opera la empresa, qué vende y cómo está organizada.
La cuestión es saber qué servicios necesita realmente, cuándo los necesita y cómo coordinarlos.
1. ¿Es necesario crear una filial en Estados Unidos?
No siempre.
Una empresa española puede vender a clientes estadounidenses directamente desde España en determinadas circunstancias. Sin embargo, eso no significa que quede automáticamente exenta de obligaciones fiscales o de otro tipo en Estados Unidos.
Conviene comparar tres modelos:
| Modelo | Cuándo puede encajar | Qué debe analizarse |
|---|---|---|
| Vender desde la empresa española | Explorar el mercado o prestar servicios desde el extranjero | Impuesto sobre las ventas, contratos, retenciones y posible exposición fiscal |
| Crear una filial estadounidense | Establecer una actividad local, contratar o desarrollar operaciones a largo plazo | Constitución, impuestos, contabilidad, registros estatales, banca y nóminas |
| Contratar sin crear una filial | Incorporar a los primeros empleados mediante contratación directa o un Employer of Record (EOR) | Obligaciones laborales y fiscales, registros del empleador y posible establecimiento permanente |
Un EOR puede facilitar la contratación, pero no elimina automáticamente los riesgos fiscales de la empresa extranjera.
La pregunta fundamental es: ¿qué actividad tendrá realmente la empresa en Estados Unidos durante los próximos 12–24 meses?
No necesita la misma estructura una empresa que realiza ventas puntuales desde España que otra que va a abrir una oficina, contratar comerciales y gestionar existencias en territorio estadounidense.
Lea también: EOR o filial en EE. UU.: cómo elegir.
2. ¿Qué servicios necesita una expansión a EE. UU.?
Constitución de sociedades e inscripciones
Si decide crear una sociedad estadounidense, deberá elegir la forma jurídica, su tratamiento fiscal y el estado de constitución.
Una corporation y una LLC pueden tener tratamientos fiscales diferentes. Además, constituir una sociedad en Delaware no evita necesariamente las obligaciones de registro en otros estados (SBA, Launch your business, en inglés).
Según el caso, puede necesitar:
- documentación de constitución y acuerdos societarios;
- un registered agent para recibir comunicaciones oficiales;
- un número de identificación fiscal federal (EIN);
- inscripciones estatales y autorizaciones para operar;
- licencias o permisos aplicables;
- una cuenta bancaria y procedimientos de autorización de pagos.
Las empresas cuyo establecimiento principal está fuera de Estados Unidos siguen un procedimiento específico para solicitar el EIN (IRS, Get an employer identification number, en inglés).
El análisis debe tener en cuenta la estructura del grupo español, los posibles inversores y los planes de crecimiento.
Servicio relacionado: Constitución de empresas.
Fiscalidad empresarial y operaciones internacionales
Una filial estadounidense puede tener obligaciones fiscales federales, estatales y locales.
Además de las declaraciones del impuesto sobre sociedades, pueden existir obligaciones relativas a pagos a cuenta, retenciones, operaciones vinculadas y declaraciones informativas por participación extranjera.
Por ejemplo, determinadas sociedades estadounidenses participadas al menos en un 25 % por personas extranjeras deben declarar ciertas operaciones vinculadas mediante el formulario 5472 del IRS (instrucciones del formulario 5472, en inglés).
También es importante analizar los pagos entre la filial y su matriz: intereses, servicios, cánones, préstamos y dividendos.
La fiscalidad estadounidense debe coordinarse con la estructura del grupo y con el convenio para evitar la doble imposición que resulte aplicable.
Servicio relacionado: Fiscalidad empresarial. Lea también: obligaciones fiscales y contables de una filial en EE. UU.
Contabilidad y cierre mensual
La filial necesita registros contables fiables para justificar sus operaciones, preparar sus impuestos y facilitar información a la dirección.
Un sistema contable adecuado debe permitir registrar ingresos y gastos, conciliar bancos, contabilizar nóminas, controlar las facturas y preparar estados financieros.
Si la matriz está en España, también debe poder integrar esa información en sus propios procesos.
Esto puede requerir adaptar el plan de cuentas, conciliar criterios contables y preparar información conforme a las necesidades del grupo. Las reglas fiscales estadounidenses no siempre coinciden con los criterios utilizados para presentar estados financieros.
Servicio relacionado: Contabilidad.
Nóminas y obligaciones del empleador
La contratación de empleados puede activar obligaciones desde el primer trabajador.
Entre ellas se encuentran las retenciones fiscales, las cotizaciones a Social Security y Medicare, los impuestos de desempleo, las declaraciones periódicas, la verificación del derecho a trabajar y los seguros laborales exigibles (IRS, Understanding employment taxes, en inglés).
El estado donde trabaja físicamente el empleado es especialmente importante. Una sociedad constituida en Delaware podría tener que registrarse también en otros estados donde contrate personal.
Por tanto, gestionar las nóminas no consiste únicamente en contratar un programa informático.
Servicio relacionado: Gestión de nóminas. Lea también: obligaciones del primer empleado en EE. UU.
Impuesto sobre las ventas (sales tax)
Estados Unidos no tiene un IVA federal equivalente al sistema europeo.
El impuesto sobre las ventas se regula principalmente a escala estatal y local. Las obligaciones dependen de factores como el volumen y tipo de ventas, la presencia de la empresa, la naturaleza del producto o servicio y las reglas de cada jurisdicción.
Incluso una empresa sin oficina ni filial estadounidense puede tener que analizar si debe registrarse para recaudar este impuesto.
El tratamiento de los productos físicos, las suscripciones de software y los servicios profesionales puede variar considerablemente.
Servicio relacionado: Impuesto sobre las ventas. Lea también: sales tax e IVA y ¿tributa el SaaS por sales tax?
Operaciones vinculadas e información financiera para la matriz
Una filial estadounidense puede recibir servicios, financiación, propiedad intelectual o apoyo administrativo de su matriz española.
Estas operaciones deben registrarse adecuadamente y, cuando corresponda, documentarse conforme a las reglas de precios de transferencia. En términos generales, las operaciones entre entidades vinculadas deben ajustarse a condiciones compatibles con el principio de plena competencia (IRS, sección 482, en inglés).
También conviene establecer cómo se concilian los saldos entre empresas del grupo, quién aprueba las facturas y qué información necesita la matriz.
Servicio relacionado: Informes financieros a medida.
Asesoramiento y coordinación continuos
La estructura de una empresa debe adaptarse a su evolución.
Contratar empleados en un nuevo estado, incorporar nuevas líneas de negocio, almacenar mercancías o realizar una adquisición puede cambiar sus obligaciones.
Por eso, el asesoramiento debe contemplar el funcionamiento del negocio a medio plazo, no solo su constitución inicial.
3. ¿Qué servicios necesita en cada fase?
| Fase | Preguntas principales | Apoyo habitual |
|---|---|---|
| Planificación | ¿Necesitamos una filial? ¿Podemos vender desde España? | Análisis fiscal, estructura, impuesto sobre las ventas |
| Constitución | ¿Qué sociedad y qué estado elegimos? | Constitución, EIN, registros, coordinación bancaria |
| Inicio de actividad | ¿Cómo facturamos y llevamos las cuentas? | Contabilidad, herramientas financieras, control interno |
| Primeras contrataciones | ¿Quién es el empleador? ¿Dónde trabajará el personal? | Nóminas, registros laborales, coordinación de beneficios |
| Gestión recurrente | ¿Qué declaraciones presentamos? ¿Qué información necesita la matriz? | Fiscalidad, contabilidad, cierre mensual, operaciones vinculadas |
| Crecimiento | ¿Qué cambia si operamos en más estados? | Revisión de obligaciones, asesoramiento y mejora de procesos |
Las fases pueden solaparse. Una empresa que ya tiene clientes o empleados estadounidenses puede necesitar revisar obligaciones anteriores a la constitución de la filial.
4. ¿Cuánto cuesta expandirse a Estados Unidos?
No existe un precio único.
Los costes dependen de la estructura, los estados donde se opere, el número de empleados, las transacciones y la complejidad de las relaciones entre las empresas del grupo.
El presupuesto debería diferenciar cuatro categorías:
- Puesta en marcha: constitución, asesoramiento jurídico, registros y configuración de sistemas.
- Funcionamiento habitual: contabilidad, nóminas, administración y elaboración de informes.
- Cumplimiento normativo: impuestos, declaraciones estatales, impuesto sobre las ventas y obligaciones laborales.
- Operaciones extraordinarias: expansión a nuevos estados, reorganizaciones, financiación y adquisiciones.
Conviene preguntar qué servicios están incluidos en cada presupuesto y cuáles se facturan por separado.
Un coste reducido de constitución no garantiza que los costes posteriores también lo sean.
Lea también: los costes ocultos de expandirse a EE. UU.
5. ¿Cómo elegir un asesor para la expansión?
Un director financiero debería evaluar cinco aspectos.
Experiencia con empresas internacionales. Las filiales de grupos extranjeros afrontan cuestiones que no siempre aparecen en una empresa puramente estadounidense.
Cobertura en varios estados. Las obligaciones pueden multiplicarse cuando la empresa comienza a contratar o a operar en distintas jurisdicciones.
Coordinación de servicios. Es importante saber quién se responsabiliza de la fiscalidad, la contabilidad, las nóminas y las comunicaciones con la matriz.
Información útil para la dirección. La empresa española debe poder seguir sus resultados, tesorería, obligaciones y operaciones intragrupo.
Delimitación de responsabilidades. Los asesores fiscales y contables no sustituyen necesariamente a abogados, especialistas en inmigración o profesionales de seguros.
6. ¿Qué errores conviene evitar?
Dar por terminada la expansión al constituir la filial
La constitución no configura automáticamente la contabilidad, las nóminas, las declaraciones ni los controles financieros. Nuestro checklist para una filial en EE. UU. es un buen punto de partida.
Suponer que Delaware cubre todos los estados
La presencia de empleados, existencias u operaciones en otros estados puede generar nuevas obligaciones.
Dejar la contabilidad estadounidense desconectada de la matriz
Sin criterios comunes y procedimientos claros, resulta más difícil preparar la información de gestión y consolidar los resultados del grupo.
7. Ejemplo: una empresa española de software prepara su llegada
Imaginemos una empresa tecnológica de Barcelona que ya tiene clientes estadounidenses y quiere contratar a un director comercial en Nueva York.
Primero analiza si puede seguir vendiendo desde España, qué actividades realizará el futuro empleado y si conviene crear una entidad local.
Si constituye una filial, tendrá que coordinar los registros, la fiscalidad, las nóminas, la contabilidad y las operaciones vinculadas. También deberá examinar el tratamiento de sus productos a efectos del impuesto sobre las ventas en los estados relevantes.
El departamento financiero en España necesitará información periódica sobre la actividad estadounidense, aunque las declaraciones fiscales tengan otros plazos.
La clave es planificar todas estas cuestiones como partes de una misma operación.
Ejemplo hipotético. Las obligaciones concretas dependerán de las circunstancias.
Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa española vender en EE. UU. sin crear una filial?
Sí, en muchos casos, e incluso puede contratar antes de constituir una entidad. Los principales riesgos son el sales tax cuando las ventas superan el umbral de nexo económico de un estado, el impuesto federal sobre sociedades (y la presentación del formulario 1120-F) si la actividad en EE. UU. constituye un negocio en el país o un establecimiento permanente, y los registros como empleador en cada estado donde trabaje un empleado.
¿Se puede contratar personal sin constituir una sociedad?
Es posible utilizar determinadas estructuras de contratación directa o un EOR. Deben analizarse las obligaciones laborales, los registros y la exposición fiscal.
¿Es obligatorio constituir la empresa en Delaware?
No. La elección depende del proyecto, los socios, los inversores y el lugar donde se desarrollará la actividad.
¿Necesita la filial un departamento financiero propio?
No necesariamente. Sí necesita procesos contables fiables y responsables claramente definidos, tanto en Estados Unidos como en la matriz.
¿Quién puede gestionar la contabilidad, los impuestos, las nóminas y el sales tax de una empresa española en EE. UU.?
Una firma especializada en empresas estadounidenses de capital extranjero puede encargarse de todo a la vez, de modo que las decisiones sobre nóminas, sales tax e impuesto sobre sociedades sean coherentes y la matriz reciba una única información financiera. Orbiss es una de ellas: gestiona la contabilidad, el impuesto sobre sociedades, las nóminas y el sales tax de empresas internacionales en EE. UU., también en español. Sea cual sea su elección, compruebe que el asesor trabaja con empresas extranjeras, opera en varios estados y puede preparar informes para su matriz. Las cuestiones jurídicas y migratorias suelen requerir otros asesores.
¿Qué apoyo fiscal y de nóminas se necesita para abrir una oficina en EE. UU.?
Como mínimo: un EIN, los registros como empleador en el estado donde trabaje el personal (retenciones y seguro de desempleo), un seguro de accidentes laborales, un proveedor de nóminas y un análisis fiscal para saber si la oficina genera un negocio sujeto a impuestos en EE. UU. o nexo en ese estado. Si la oficina depende de una filial, añada sus declaraciones federales y estatales, y el formulario 5472 si realiza operaciones declarables con la matriz u otras partes vinculadas extranjeras.
¿Qué apoyo contable necesita una empresa que se expande a varios estados?
Una contabilidad que registre ingresos, nóminas y ventas por estado, un cierre mensual, el seguimiento del sales tax en cada estado donde esté registrada y alguien que detecte nuevas obligaciones de registro a medida que se amplían los empleados y clientes. Revise su presencia estatal cada vez que contrate o empiece a vender en un nuevo estado.
La expansión empieza con una estructura que funcione
Crear una filial es solo una parte del proceso.
Una actividad sostenible necesita una estructura adecuada, contabilidad fiable, nóminas correctamente gestionadas, cumplimiento fiscal y una comunicación fluida con la matriz.
Orbiss ayuda a empresas internacionales a gestionar la fiscalidad, la contabilidad, las nóminas y el asesoramiento financiero de sus operaciones en Estados Unidos.
Hablemos de su proyecto en Estados Unidos.
Más información: obligaciones fiscales y contables de una filial en EE. UU. · contratar al primer empleado en EE. UU. · checklist para una filial en EE. UU.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas y obligaciones varían según la empresa, la persona y la jurisdicción, y pueden cambiar. Busque asesoramiento adecuado a su situación.