La nóminaen EE. UU.

Hola y bienvenidos a nuestra serie «La nómina en EE. UU.». Si es nuevo en el sistema estadounidense, la nómina puede parecer compleja y confusa. Pero no se preocupe: Orbiss está aquí para ayudarle. En EE. UU., la nómina no consiste solo en pagar salarios. Es un proceso de cumplimiento que vincula los salarios con la retención de impuestos, los depósitos fiscales y las declaraciones ante varias agencias. Entonces, ¿qué ocurre en un ciclo de nómina típico en EE. UU.? Primero, calcula el salario bruto, lo que el empleado ganó en el período de pago. Luego retiene ciertos conceptos del salario del empleado y puede sumar los impuestos que paga el empleador. Las categorías más comunes son la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto de Social Security, el de Medicare, la retención del impuesto estatal en muchos estados y, a veces, impuestos locales en ciertas ciudades o condados. Al mismo tiempo, el empleador suele deber importes adicionales, como su parte de Social Security y Medicare, además de los impuestos por desempleo.

Por último, deposita los impuestos retenidos y los del empleador según un calendario y presenta declaraciones de nómina trimestrales y anuales. ¿Por qué es tan distinto de muchos otros países? Porque EE. UU. está descentralizado: la nómina se rige por normas federales, pero también estatales y, a veces, locales. Y esas normas pueden cambiar según dónde trabaje físicamente el empleado. Un último concepto básico: la nómina tiene plazos estrictos. No cumplir los plazos de depósito o de declaración puede generar sanciones e intereses, aunque el cálculo de la nómina en sí fuera correcto. En el próximo video, veremos qué debe preparar antes de su primera nómina en EE. UU., incluidos los registros y los formularios de incorporación clave para todo empleador. ¡Nos vemos en el próximo video!

Bienvenidos de nuevo. En este video, repasamos la lista de verificación «antes de procesar la nómina»: los pasos que hacen posible la nómina y le mantienen en regla desde el primer día.

Paso 1: registrarse como empleador. A nivel federal, normalmente necesita un número de identificación de empleador, el EIN, para declarar salarios y pagar los impuestos federales de nómina. Después, suele registrarse en cada estado donde tenga empleados, para dos sistemas distintos: la retención del impuesto estatal, si ese estado tiene impuesto sobre la renta, y el seguro de desempleo estatal.

Según la ubicación, también puede necesitar registros fiscales locales y un seguro de accidentes laborales, obligatorio en la mayoría de los estados. Hablemos ahora de la incorporación: lo que debe recopilar del empleado. En EE. UU., casi todos los empleadores manejan dos formularios. El formulario I-9. Es el formulario de verificación de elegibilidad de empleo. El empleado debe completar y firmar la sección 1 a más tardar en su primer día de trabajo remunerado. Y el empleador debe completar la sección 2 en un plazo de dos días hábiles. El I-9 se guarda en archivo. Por lo general, no se envía al gobierno, salvo que se lo pidan durante una auditoría o inspección.

El formulario W-4. Indica al empleador cómo retener el impuesto federal sobre la renta del salario. Algunos estados también tienen sus propios formularios de retención. Los empleadores suelen conservar los W-4 en sus registros. No se presentan de forma rutinaria ante el IRS.

Muchos estados también exigen reportar las nuevas contrataciones, es decir, informar datos básicos de los empleados contratados o recontratados al estado donde trabajan, normalmente en un plazo de 20 días. Por último, recopilará los datos prácticos de la nómina: la tarifa y el tipo de pago, por hora o salario fijo; la frecuencia de pago: semanal, quincenal, dos veces al mes, etc., a menudo regulada por las normas estatales sobre días de pago; los datos para el depósito directo o el método de pago; y un control horario, sobre todo para empleados por hora y con derecho a horas extra. Una nota breve pero importante: la nómina es distinta para empleados y contratistas independientes. Los empleados pasan por la nómina, con retención de impuestos y un W-2 a fin de año. A los contratistas independientes se les suele pagar en bruto, sin retención, y se declaran en un 1099-NEC, pero las reglas de clasificación dependen de cada caso, y una clasificación errónea puede generar riesgos reales.

La próxima vez pasaremos de la preparación al recibo de nómina: cómo el salario bruto se convierte en neto y qué cambia la cifra entre ambos. Nos vemos en el próximo video.

¡Bienvenidos de nuevo! Ahora que ya está todo listo, veamos qué ocurre realmente al procesar la nómina: el paso del bruto al neto. Paso 1. Confirmar los datos. Para los empleados por hora, suelen ser las horas aprobadas del período de pago, más horas extra, comisiones, propinas o bonificaciones. Para los asalariados, suele ser el importe del salario del período. Pero aun así hay que registrar conceptos como bonificaciones, comisiones o permisos no remunerados, si corresponde. Paso 2. Aplicar las normas salariales y de horario. En EE. UU., muchos empleados tienen derecho a horas extra pagadas salvo que cumplan requisitos específicos de exención. A nivel federal, las horas extra se pagan, por lo general, al menos a tiempo y medio por las horas que superen las 40 en una semana laboral. Los estados pueden tener normas adicionales. Paso 3. Calcular impuestos y deducciones. La retención típica puede incluir el impuesto federal sobre la renta, según el W-4 del empleado y las tablas del IRS, los impuestos de Social Security y Medicare, la retención del impuesto estatal, cuando corresponda, y a veces impuestos locales. Luego aplica las deducciones: primas de seguro médico, aportaciones de jubilación, beneficios de transporte o embargos salariales. Algunas deducciones son antes de impuestos y reducen el salario gravable. Otras son después de impuestos. Paso 4. Emitir el recibo de pago y pagar al empleado. Aunque su proveedor de nómina haga la mayor parte del trabajo, asegúrese de poder responder tres preguntas básicas en cada ciclo: ¿pagamos a las personas correctas? ¿Pagamos los importes y las horas correctos? ¿Los impuestos y deducciones son razonables frente a nóminas anteriores? Un buen hábito, sobre todo para equipos internacionales, es guardar un ejemplo de recibo de nómina explicado para uso interno. Así, cuando un empleado pregunte «¿Por qué mi pago es menor de lo esperado?», podrá señalar la línea exacta: retenciones, beneficios o un cambio en su W-4. En el próximo video, veremos lo que hay detrás del recibo: los impuestos del empleador, los calendarios de depósito y por qué los plazos importan tanto como la exactitud.

Bienvenidos de nuevo. Si hay un punto que sorprende a fundadores y equipos financieros internacionales, es este. En EE. UU., calcular la nómina y pagar a los empleados es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es pagar al gobierno, a tiempo, y demostrar que lo hizo. Empecemos por las principales categorías de impuestos del empleador. La mayoría de los empleadores gestionan los impuestos de Social Security y Medicare. Se retienen a los empleados y el empleador aporta la misma cantidad. El impuesto federal por desempleo, llamado FUTA, y el estatal, a menudo llamado SUTA. Según el estado, también puede haber un seguro estatal por discapacidad, aportaciones por permiso familiar remunerado o impuestos locales del empleador. Ahora, los plazos. Los impuestos federales sobre el empleo se depositan según un calendario mensual o bisemanal, según las normas del IRS y su historial de impuestos de nómina. Por ejemplo, los depositantes mensuales suelen depositar los impuestos de los salarios pagados en un mes antes del día 15 del mes siguiente. Los depositantes bisemanales tienen plazos distintos según el día de pago. Dos advertencias prácticas importantes. Primero, los impuestos retenidos de la nómina son fondos en fideicomiso (trust fund). Es decir, los tiene en nombre del gobierno. No son efectivo operativo. Segundo, no pagar los impuestos retenidos puede generar responsabilidad personal para ciertos responsables, no solo para la empresa. ¿Cómo se hacen realmente los depósitos? En general, los impuestos federales sobre el empleo se depositan electrónicamente, ya sea directamente por el empleador o por un proveedor de nómina en su nombre. En cualquier caso, lo mejor es verificar los depósitos con las confirmaciones en cada ciclo. Por último, no olvide la realidad multiestatal. Si tiene empleados en varios estados, puede necesitar registros de impuestos de nómina y cuentas de desempleo en cada estado donde trabajen, y sus normas de retención y desempleo pueden variar de un estado a otro. En el último video, veremos las declaraciones de nómina, los formularios trimestrales y anuales como el 941 y los W-2, más una lista de fin de año para evitar problemas.

Bienvenidos de nuevo a la parte de la nómina que más se parece a la temporada de impuestos. La nómina deja un rastro documental y, en EE. UU., esas declaraciones son obligatorias. Sirven para conciliar lo que pagó, lo que retuvo, lo que depositó y lo que cada empleado declarará en su declaración personal. Cada trimestre, muchos empleadores presentan el formulario 941, la declaración federal de nómina que informa salarios e impuestos sobre el empleo. Estas declaraciones suelen vencer al terminar cada trimestre, y los estados suelen tener sus propias declaraciones trimestrales de salarios y desempleo. Cada año, la mayoría de los empleadores tienen algunos plazos clave. El formulario W-2 para empleados. Informa salarios y retenciones, y debe entregarse a los empleados y presentarse ante la Social Security Administration antes de fin de enero, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana o festivo. El formulario 1099-NEC para contratistas independientes. Normalmente vence también a finales de enero. Y el formulario 940 para el FUTA. Normalmente vence a finales de enero, con ciertas prórrogas si todos los depósitos de FUTA se hicieron a tiempo. Ahora, la conservación de registros. Según las normas federales salariales, los empleadores deben conservar en general los registros de nómina al menos tres años, y los usados para calcular salarios, como fichas de horas y horarios, al menos dos años. Para cerrar esta serie, aquí tiene una lista de cumplimiento sencilla para verificar, sobre todo si gestiona nóminas entre países. Antes de la nómina: ¿estamos registrados en las jurisdicciones correctas? ¿Federal, estatal y local cuando corresponda? ¿Tenemos los formularios de incorporación completos: I-9, W-4 y los estatales? ¿Controlamos bien el tiempo de los empleados con derecho a horas extra? En cada ciclo de nómina: ¿el bruto, los impuestos y las deducciones son razonables frente a períodos anteriores? ¿Se hicieron los depósitos a tiempo y tenemos las confirmaciones? Cada trimestre y cada año: ¿se presentan a tiempo las declaraciones federales y estatales? ¿Se entregan y presentan los W-2 y 1099 dentro del plazo? Si quiere un proceso de nómina en EE. UU. limpio, repetible y escalable, sobre todo en varios estados, hable con su asesor o proveedor de nómina y asegúrese de que alguien se ocupe del calendario y los controles. Gracias por vernos. Si aún tiene preguntas sobre nómina o negocios en EE. UU., visite Orbiss.com.