La paieaux États-Unis

Bonjour et bienvenue dans notre série « La paie aux États-Unis ». Si vous découvrez le système américain, la paie peut sembler complexe et déroutante. Mais rassurez-vous, Orbiss est là pour vous aider. Aux États-Unis, la paie ne se limite pas au versement des salaires. C'est un processus de conformité qui relie la rémunération à la retenue d'impôt, aux dépôts fiscaux et aux déclarations auprès de plusieurs administrations. Alors, que se passe-t-il dans un cycle de paie américain classique ? D'abord, vous calculez le salaire brut, gagné par le salarié sur la période. Puis vous retenez certains montants sur la paie du salarié, et vous pouvez y ajouter les charges payées par l'employeur. Les catégories les plus courantes sont la retenue de l'impôt fédéral sur le revenu, la cotisation Social Security, la cotisation Medicare, la retenue de l'impôt de l'État dans de nombreux États, et parfois des impôts locaux dans certaines villes ou comtés. En parallèle, l'employeur doit généralement des montants supplémentaires, comme sa part de Social Security et de Medicare, plus les taxes de chômage.

Enfin, vous déposez les impôts retenus et les charges patronales selon un calendrier, et vous déposez des déclarations de paie trimestrielles et annuelles. Pourquoi est-ce si différent de nombreux autres pays ? Parce que les États-Unis sont décentralisés : la paie relève de règles fédérales, mais aussi de règles des États, et parfois locales. Et ces règles peuvent changer selon le lieu où le salarié travaille physiquement. Dernière notion de base : la paie est soumise à des délais stricts. Manquer une date de dépôt ou de déclaration peut entraîner pénalités et intérêts, même si le calcul de la paie lui-même était correct. Prochaine vidéo : ce qu'il faut mettre en place avant votre première paie américaine, dont les enregistrements et les formulaires d'intégration essentiels pour tout employeur. À très bientôt dans la prochaine vidéo !

Bon retour parmi nous. Dans cette vidéo, nous passons en revue la checklist « avant de lancer la paie » : les étapes qui rendent la paie possible et vous gardent en règle dès le premier jour.

Étape 1 : s'enregistrer en tant qu'employeur. Au niveau fédéral, il vous faut généralement un numéro d'identification d'employeur, l'EIN, pour déclarer les salaires et payer les charges sociales fédérales. Ensuite, vous vous enregistrez généralement dans chaque État où vous avez des salariés, pour deux systèmes distincts : la retenue de l'impôt de l'État, si cet État a un impôt sur le revenu, et l'assurance chômage de l'État.

Selon le lieu, des enregistrements fiscaux locaux peuvent aussi être nécessaires, et souscrire une assurance accidents du travail, obligatoire dans la plupart des États. Parlons maintenant de l'intégration : ce que vous collectez auprès du salarié. Aux États-Unis, presque tous les employeurs ont affaire à deux formulaires. Le formulaire I-9. C'est le formulaire de vérification de l'autorisation de travail. Le salarié doit remplir et signer la section 1 au plus tard le premier jour de travail rémunéré. Et l'employeur doit remplir la section 2 dans les deux jours ouvrés. Vous conservez le I-9 dans vos dossiers. En général, vous ne l'envoyez pas à l'administration, sauf si on vous le demande lors d'un audit ou d'une inspection.

Le formulaire W-4. Il indique à l'employeur comment retenir l'impôt fédéral sur le salaire du salarié. Certains États ont aussi leurs propres formulaires de retenue. Les employeurs conservent généralement les W-4 dans leurs dossiers. Ils ne sont pas transmis systématiquement à l'IRS.

De nombreux États exigent aussi la déclaration des nouvelles embauches, c'est-à-dire de transmettre des informations de base sur les salariés embauchés ou réembauchés à l'État où ils travaillent, généralement sous 20 jours. Enfin, vous collectez les éléments pratiques de la paie : le taux et le type de rémunération, horaire ou fixe ; la fréquence de paie : hebdomadaire, toutes les deux semaines, bimensuelle, etc., souvent encadrée par les règles des États sur les jours de paie ; les coordonnées bancaires pour le virement ou le mode de paiement ; et un suivi du temps de travail, surtout pour les salariés horaires ou aux heures sup. Une remarque rapide mais importante : la paie diffère entre salariés et prestataires indépendants. Les salariés passent par la paie, avec retenue d'impôt et un W-2 en fin d'année. Les prestataires indépendants sont généralement payés en brut, sans retenue, et déclarés sur un 1099-NEC, mais les règles de qualification dépendent des faits, et une mauvaise qualification peut créer de réels risques.

La prochaine fois, nous passerons de la mise en place au bulletin de paie : comment le brut devient le net, et ce qui fait varier le montant entre les deux. À bientôt dans la prochaine vidéo.

Bon retour parmi nous ! Maintenant que tout est en place, voyons ce qui se passe réellement quand vous lancez la paie : le passage du brut au net. Étape 1. Vérifier les données. Pour les salariés horaires, il s'agit des heures validées sur la période, plus les heures supplémentaires, commissions, pourboires ou primes. Pour les salariés au forfait, c'est généralement le salaire de la période. Mais il faut quand même saisir les éléments comme les primes, les commissions ou les congés sans solde, le cas échéant. Étape 2. Appliquer les règles sur les salaires et le temps de travail. Aux États-Unis, beaucoup de salariés ont droit aux heures supplémentaires sauf s'ils remplissent certains critères d'exemption. Au niveau fédéral, les heures sup sont généralement payées au moins une fois et demie au-delà de 40 heures par semaine de travail. Les États peuvent avoir des règles supplémentaires. Étape 3. Calculer les impôts et les déductions. La retenue classique peut inclure l'impôt fédéral sur le revenu, selon le W-4 et les barèmes de l'IRS, les cotisations Social Security et Medicare, la retenue de l'impôt de l'État, le cas échéant, et parfois des impôts locaux. Puis vous appliquez les déductions : primes d'assurance santé, cotisations retraite, avantages transport ou saisies sur salaire. Certaines déductions sont avant impôt et réduisent le salaire imposable. D'autres sont après impôt. Étape 4. Éditer le bulletin de paie et payer le salarié. Même si votre prestataire de paie fait l'essentiel du travail, assurez-vous de pouvoir répondre à trois questions à chaque cycle : avons-nous payé les bonnes personnes ? Avons-nous payé les bons montants et les bonnes heures ? Les impôts et déductions sont-ils cohérents avec les paies précédentes ? Une bonne habitude, surtout pour les équipes internationales, est de garder un exemple de bulletin commenté pour un usage interne. Ainsi, quand un salarié demande « Pourquoi mon salaire est-il plus bas que prévu ? », vous pouvez montrer la ligne exacte : retenue, avantages ou changement de son W-4. Dans la prochaine vidéo, nous verrons ce qu'il y a derrière : les charges patronales, des calendriers de dépôt, et de pourquoi les délais comptent autant que l'exactitude.

Bon retour parmi nous. S'il y a un point qui surprend les fondateurs et financiers internationaux, c'est celui-ci. Aux États-Unis, calculer et verser la paie ne représente que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à payer l'administration, à temps, et à le prouver. Commençons par les principales charges patronales. La plupart des employeurs gèrent les cotisations Social Security et Medicare. Elles sont retenues sur les salariés et égalées par l'employeur. La taxe fédérale de chômage (FUTA) et la taxe de chômage de l'État, souvent appelée SUTA. Selon l'État, il peut aussi y avoir une assurance invalidité, des cotisations pour congé familial payé ou des taxes locales employeur. Passons maintenant aux délais. Les impôts fédéraux sur l'emploi sont déposés selon un calendrier, généralement mensuel ou bihebdomadaire, selon les règles de l'IRS et votre historique de charges sociales. Par exemple, les déposants mensuels déposent généralement les impôts sur les salaires versés dans le mois avant le 15 du mois suivant. Les déposants bihebdomadaires ont d'autres échéances selon le jour de paie. Deux mises en garde pratiques importantes. D'abord, les impôts retenus sur la paie sont des fonds fiduciaires (trust fund). Vous les détenez pour le compte de l'administration. Ce n'est pas de la trésorerie d'exploitation. Ensuite, ne pas reverser les impôts retenus peut engager la responsabilité personnelle de certains responsables, pas seulement de la société. Comment effectuer concrètement les dépôts ? En général, les impôts fédéraux sur l'emploi sont déposés par voie électronique, directement par l'employeur ou par un prestataire de paie qui dépose pour vous. Dans tous les cas, vérifiez les dépôts avec les confirmations à chaque cycle. Enfin, n'oubliez pas la réalité multi-États. Si vos salariés travaillent dans plusieurs États, vous devrez peut-être vous y enregistrer et ouvrir des comptes chômage dans chaque État où ils travaillent, et vos règles de retenue et de chômage peuvent varier d'un État à l'autre. Dans la dernière vidéo, nous verrons les déclarations de paie, les formulaires trimestriels et annuels comme le 941 et les W-2, et une checklist de fin d'année pour éviter les ennuis.

Bon retour parmi nous, et bienvenue dans la partie de la paie qui ressemble le plus à la saison fiscale. La paie crée une trace écrite, et aux États-Unis, ces déclarations sont obligatoires. Elles permettent de rapprocher ce que vous avez payé, retenu, déposé, et ce que chaque salarié déclarera dans sa déclaration personnelle. Chaque trimestre, de nombreux employeurs déposent le formulaire 941, la déclaration fédérale qui recense les salaires et les impôts sur l'emploi. Ces déclarations sont généralement dues après la fin de chaque trimestre, et les États ont souvent leurs propres déclarations trimestrielles (salaires, chômage). Chaque année, la plupart des employeurs ont quelques échéances clés. Le formulaire W-2 pour les salariés. Il indique les salaires et les retenues, et doit être remis aux salariés et déposé auprès de la Social Security Administration avant fin janvier, ou le jour ouvré suivant si cette date tombe un week-end ou un jour férié. Le formulaire 1099-NEC pour les prestataires indépendants. Généralement dû fin janvier également. Et le formulaire 940 pour la FUTA. Généralement dû fin janvier, avec certains délais si tous les dépôts FUTA ont été faits à temps. Parlons maintenant de la conservation des documents. Selon les règles fédérales, les employeurs doivent généralement conserver les registres de paie au moins trois ans, et les documents de calcul des salaires, comme les feuilles de temps et les plannings, au moins deux ans. Pour conclure cette série, voici une checklist de conformité simple pour tout vérifier, surtout si vous gérez la paie à l'international. Avant la paie : sommes-nous enregistrés dans les bonnes juridictions ? Fédérale, d'État, et locale le cas échéant ? Avons-nous les formulaires d'intégration complétés : I-9, W-4 et formulaires des États ? Suivons-nous correctement le temps des salariés éligibles aux heures sup ? À chaque cycle de paie : le brut, les impôts et les déductions sont-ils cohérents avec les périodes précédentes ? Les dépôts ont-ils été faits à temps, et avons-nous les confirmations ? Chaque trimestre et chaque année : les déclarations fédérales et des États sont-elles déposées à temps ? Les W-2 et 1099 sont-ils remis et déposés dans les délais ? Si vous voulez un processus de paie américain propre, reproductible et évolutif, surtout sur plusieurs États, contactez votre conseiller ou prestataire de paie, et veillez à ce que quelqu'un pilote le calendrier et les contrôles. Merci de nous avoir suivis. Des questions sur la paie ou les affaires aux États-Unis ? Rendez-vous sur Orbiss.com.