Nómina

Nómina diseñada para tu primera contratación en EE. UU. — y para todas las que vengan después.

Orbiss ayuda a empleadores internacionales a configurar, gestionar, revisar y escalar la nómina en EE. UU. conforme a requisitos federales y estatales, desde el registro hasta el cumplimiento recurrente.

Hablar con un asesor de nómina

Configuración y registros de nómina en EE. UU.

Coordinación del EIN, configuración del sistema de nómina, tax IDs estatales, cuentas de desempleo, workers’ compensation y configuración de nómina.

Gestión recurrente de nómina

Apoyo en procesamiento de nómina, reporting salarial, deducciones, impuestos del empleador, declaraciones y registros de nómina de empleados.

Asesoría PEO y apoyo en transición

Evalúa, adopta, abandona o transiciona desde un acuerdo PEO con las implicaciones de nómina, beneficios y cumplimiento claramente mapeadas.

Revisiones de cumplimiento de nómina

Revisa registros estatales, tasas fiscales, clasificación de trabajadores, historial de declaraciones, frecuencia de pago, formaciones obligatorias y configuración de nómina antes de que los problemas se acumulen.

POR QUÉ IMPORTA

Contratar en EE. UU. pone en marcha el reloj del cumplimiento.

Los empleadores internacionales suelen subestimar lo rápido que una primera contratación en EE. UU. crea obligaciones de nómina. La retención federal es solo una parte del proceso: registros estatales, cuentas de desempleo, workers’ compensation, frecuencia de pago y reglas de clasificación pueden variar según la ubicación.

Orbiss ayuda a las empresas a construir la nómina correctamente desde el inicio y mantenerla alineada a medida que el equipo crece en distintos estados.

Declaraciones federales y estatales de impuestos de nómina requeridas anualmente para la mayoría de empleadores

7.65%

Tasa patronal de Social Security y Medicare antes de límites de base salarial

Horas semanales a partir de las cuales suelen aplicarse reglas de horas extra para empleados non-exempt

Estados con consideraciones de nómina, retención, desempleo o normativa laboral

FAQ

Preguntas frecuentes

La nómina en EE. UU. funciona de forma distinta a lo que esperan la mayoría de empleadores internacionales. Desde los tax IDs hasta las declaraciones multiestatales, los detalles importan.

Contratar a un empleado en EE. UU. generalmente requiere un Employer Identification Number federal, configuración de nómina, formularios de onboarding del empleado, retención federal, registro estatal de nómina cuando sea necesario, cuentas de desempleo estatales, cobertura de workers’ compensation y configuración del sistema de nómina. El proceso exacto depende de dónde trabaje el empleado, si la empresa ya tiene una entidad en EE. UU. y si la nómina se gestiona directamente, a través de una PEO o mediante otro arreglo de empleador.
En EE. UU., los empleados estándar suelen recibir offer letters en lugar de contratos laborales extensos. Estas cartas suelen indicar cargo, fecha de inicio, salario, elegibilidad para beneficios y lenguaje de at-will employment. Los acuerdos laborales formales son más comunes para ejecutivos o empleados con compensación compleja, equity, confidencialidad, cláusulas restrictivas o acuerdos de salida.
El at-will employment generalmente significa que el empleador o el empleado puede terminar la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo legal, salvo que un contrato o una ley específica disponga lo contrario. No significa que los empleadores puedan ignorar documentación, normas antidiscriminatorias, protecciones contra represalias, leyes salariales o requisitos estatales. Las terminaciones en EE. UU. siguen requiriendo cuidado.
A veces, pero la clasificación debe reflejar la relación laboral real. Si la empresa controla el horario, las herramientas, las funciones y la integración del trabajador en el negocio, esa persona puede ser tratada como empleado aunque el contrato diga “contractor”. La clasificación incorrecta puede crear exposición a impuestos de nómina, reclamaciones salariales, problemas de beneficios, workers’ compensation y sanciones.
Los empleados non-exempt generalmente tienen derecho a pago de horas extra cuando trabajan más de 40 horas en una semana laboral. Los empleados exempt quedan fuera de las reglas de horas extra solo si cumplen tanto las pruebas de salario como de funciones. La clasificación correcta depende de lo que el empleado hace realmente, no solo del cargo o salario.
Depende de la ley estatal y de la clasificación del empleado. Algunos estados permiten nómina mensual para ciertos empleados, mientras que otros exigen frecuencia semimensual, quincenal, semanal u otras. Los empleadores internacionales no deben asumir que el ritmo de nómina de su país puede copiarse en EE. UU.
Muchos empleadores presentan el Formulario 941 trimestralmente para reportar la retención federal de impuesto sobre la renta y los impuestos de Social Security y Medicare. También pueden necesitar el Formulario 940 para el impuesto federal de desempleo, declaraciones estatales de retención, declaraciones estatales de desempleo, formularios W-2 y declaraciones locales según la ubicación de los empleados.
Una PEO puede ser útil para las primeras contrataciones en EE. UU. porque puede combinar nómina, beneficios, workers’ compensation y administración de RR. HH. Pero no siempre es el modelo adecuado a largo plazo. Las empresas deben evaluar costo, calidad de beneficios, reporting, control, experiencia del empleado, soporte de cumplimiento y flexibilidad de salida antes de elegir o renovar una PEO.

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