Checklist pour créer et gérer une filiale aux États-Unis : comptabilité, paie, fiscalité, flux intragroupe, reporting et conformité.
Créer une filiale aux États-Unis n’est que la première étape.
Pour fonctionner efficacement, une entreprise internationale doit également mettre en place les bons processus en matière de banque, comptabilité, paie, fiscalité, reporting et opérations intragroupe.
Voici les principaux éléments à vérifier pour partir sur de bonnes bases.
1. Mettre en place l’infrastructure de votre entreprise aux États-Unis
Une fois l’entité créée, elle doit disposer de l’infrastructure nécessaire pour exercer réellement ses activités aux États-Unis. Certaines démarches sont nécessaires dès le départ, tandis que d’autres dépendent de l’activité de l’entreprise et des États dans lesquels elle opère.
Votre filiale aura généralement besoin de :
Un Employer Identification Number (EIN)
Un compte bancaire professionnel aux États-Unis
Un registered agent
Les documents juridiques et autorisations initiales de la société
Les immatriculations requises au niveau des États et des collectivités locales
Les licences ou permis applicables à son activité
Attention : créer une société dans un État ne signifie pas nécessairement que toutes les obligations sont couvertes dans les autres États où vous embaucherez des salariés ou exercerez une activité.
2. Mettre en place une comptabilité adaptée
Votre filiale américaine doit disposer dès le départ de ses propres comptes et données financières fiables. Une structure comptable claire facilite les déclarations fiscales, le reporting financier et la coordination avec le siège à mesure que l’activité se développe.
Cela comprend notamment :
Un logiciel comptable dédié
Un plan comptable clair
Des processus de gestion des comptes fournisseurs et clients
Des rapprochements bancaires et de bilan réguliers
Un processus de clôture mensuelle
Les justificatifs nécessaires pour les transactions
Pour un groupe international, la comptabilité américaine doit également s’intégrer efficacement au reporting du siège, notamment en cas de différences de structure de reporting, de devise ou de normes comptables.
3. Définir vos processus intragroupe
Les groupes internationaux transfèrent régulièrement des fonds, des services et des dépenses entre la société mère et leur filiale américaine. Ces opérations doivent suivre un processus défini plutôt que d’être régularisées de manière informelle en fin d’année.
Définissez clairement :
Quelle entité prend en charge chaque dépense
Comment les coûts partagés sont répartis
Comment les dépenses sont remboursées
Comment les services intragroupe sont facturés
Comment la filiale est financée, par apport en capital ou prêt intragroupe
Comment les opérations en devises étrangères sont comptabilisées
Comment les soldes intragroupe sont rapprochés
Quels justificatifs doivent être conservés
Les transactions entre parties liées peuvent également entraîner des obligations américaines en matière de prix de transfert et de reporting fiscal.
Un exemple important : le Form 5472. Certaines sociétés américaines détenues à au moins 25 % par des personnes étrangères, ainsi que certaines entités américaines détenues par des étrangers et traitées comme « disregarded entities », doivent déclarer certaines transactions réalisées avec des parties liées. La pénalité de l’IRS en cas de défaut de dépôt d’un Form 5472 requis commence à 25 000 $.
4. Bien préparer les embauches et la paie
Embaucher aux États-Unis ne consiste pas simplement à mettre en place un système de paie. L’entreprise doit notamment déterminer le statut approprié de chaque collaborateur et respecter les obligations fédérales et celles des différents États.
Avant d’embaucher, vérifiez notamment :
Le statut de salarié ou de travailleur indépendant
Les immatriculations nécessaires pour la paie au niveau fédéral et des États
Les retenues fiscales sur les salaires
Le paiement et les déclarations des charges liées à la paie
L’assurance chômage au niveau des États
La workers’ compensation
La gestion des avantages sociaux
Les processus d’onboarding des salariés
L’embauche d’un salarié dans un nouvel État peut entraîner de nouvelles obligations en matière d’immatriculation, de paie, de fiscalité et de conformité.
5. Identifier vos obligations fiscales aux États-Unis
Les obligations fiscales américaines dépendent de la structure de l’entreprise, de ses activités, de ses salariés, de ses clients et de son implantation géographique. Elles peuvent également évoluer à mesure que la filiale se développe.
Selon l’activité, elles peuvent notamment inclure :
L’impôt fédéral sur les sociétés
Les impôts sur les bénéfices ou franchise taxes au niveau des États
La sales tax
Les taxes liées à la paie
Le reporting des transactions entre parties liées
Les déclarations annuelles auprès des États
Les retenues à la source et obligations déclaratives sur certains paiements versés à des entités étrangères
Ces obligations peuvent évoluer lorsque la filiale embauche, s’implante dans de nouveaux États, détient des stocks, augmente ses ventes ou modifie son mode de fonctionnement.
6. Créer un calendrier de conformité
Identifier les obligations de l’entreprise ne suffit pas : il faut également savoir quand elles doivent être remplies et qui en est responsable. Un calendrier centralisé permet de mieux coordonner les différentes équipes, prestataires et juridictions.
Suivez notamment :
Les échéances déclaratives
Les dates de paiement des impôts et taxes
Les renouvellements auprès des États
Les déclarations liées à la paie
Les membres de l’équipe ou conseillers responsables
Les informations à obtenir auprès du siège
Cela permet de limiter les risques d’oubli et de simplifier considérablement la clôture de fin d’année.
7. Mettre en place un reporting mensuel
Le siège ne devrait pas attendre la fin de l’année pour comprendre les performances de sa filiale américaine. Un reporting régulier permet aux équipes locales et internationales de suivre plus clairement l’activité, la trésorerie et les éventuels enjeux financiers.
Un reporting mensuel peut notamment inclure :
Le compte de résultat
Le bilan
La situation de trésorerie
Le budget comparé aux résultats réels
Les soldes intragroupe
Des commentaires sur les principales variations
Le niveau de reporting doit évoluer à mesure que l’activité américaine se développe.
8. Définir clairement les responsabilités
Même lorsqu’une entreprise fait appel à plusieurs équipes internes et prestataires externes, chaque élément de la fonction finance américaine doit avoir un responsable clairement identifié. Des problèmes apparaissent souvent lorsque chacun suppose qu’une tâche est prise en charge par quelqu’un d’autre.
Définissez clairement qui est responsable de :
La tenue comptable et la clôture mensuelle
La gestion des comptes fournisseurs et clients
La paie
La gestion de trésorerie
La conformité fiscale
La comptabilité intragroupe
Le reporting financier
La budgétisation et les prévisions
Ces responsabilités peuvent être réparties entre le siège, l’équipe américaine, des prestataires externes ou une combinaison des trois. L’essentiel est qu’aucun sujet ne passe entre les mailles du filet.
L’essentiel à retenir
Une filiale américaine n’a pas nécessairement besoin d’une grande équipe finance en interne. Elle doit en revanche disposer des systèmes et processus nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise aux États-Unis.
Mettre en place ces bases dès le départ facilite considérablement la croissance de la filiale à mesure qu’elle recrute, gagne de nouveaux clients, s’implante dans de nouveaux États et fait face à des besoins de reporting plus importants.
Orbiss accompagne les entreprises internationales dans la gestion de la comptabilité, de la fiscalité, de la paie, du reporting et de l’infrastructure financière de leurs activités aux États-Unis.