Créer une filiale aux États-Unis n’est que la première étape. Pour fonctionner correctement, elle a aussi besoin d’une infrastructure de base (EIN, compte bancaire, immatriculations), de sa propre comptabilité, de processus intragroupe formalisés, d’une paie conforme, d’une vision claire de ses obligations fiscales, d’un calendrier de conformité, d’un reporting mensuel vers le siège et d’un responsable identifié pour chaque tâche financière.
Les entreprises internationales considèrent souvent leur filiale américaine comme « terminée » une fois les documents de constitution reçus. En pratique, ce sont les processus en matière de banque, de comptabilité, de paie, de fiscalité, de reporting et d’opérations intragroupe qui lui permettent de fonctionner. Voici les principaux éléments à vérifier pour partir sur de bonnes bases.
1. Mettre en place l’infrastructure de votre entreprise aux États-Unis
Une fois l’entité créée, elle doit disposer de l’infrastructure nécessaire pour exercer réellement ses activités aux États-Unis. Certaines démarches sont nécessaires dès le départ, tandis que d’autres dépendent de l’activité de l’entreprise et des États dans lesquels elle opère.
Votre filiale aura généralement besoin :
- D’un Employer Identification Number (EIN). Consultez notre guide sur l’EIN et l’ITIN pour les fondateurs étrangers.
- D’un compte bancaire professionnel aux États-Unis
- D’un registered agent
- Des documents juridiques et autorisations initiales de la société
- Des immatriculations requises au niveau des États et des collectivités locales
- Des licences ou permis applicables à son activité
Attention : créer une société dans un État ne signifie pas que toutes les obligations sont couvertes dans les autres États où vous embaucherez des salariés ou exercerez une activité. Notre équipe création d’entité peut vous aider à organiser la mise en place.
2. Mettre en place une comptabilité adaptée
Votre filiale américaine doit disposer dès le départ de ses propres comptes et de données financières fiables. Une structure comptable claire facilite les déclarations fiscales, le reporting financier et la coordination avec le siège à mesure que l’activité se développe.
Cela comprend notamment :
- Un logiciel comptable dédié
- Un plan comptable clair
- Des processus de gestion des comptes fournisseurs et clients
- Des rapprochements bancaires et de bilan réguliers
- Un processus de clôture mensuelle
- Les justificatifs nécessaires pour les transactions
Pour un groupe international, la comptabilité américaine doit également s’intégrer efficacement au reporting du siège, notamment en cas de différences de structure de reporting, de devise ou de normes comptables. Découvrez notre offre de comptabilité et de tenue comptable aux États-Unis.
3. Définir vos processus intragroupe
Les groupes internationaux transfèrent régulièrement des fonds, des services et des dépenses entre la société mère et leur filiale américaine. Ces opérations doivent suivre un processus défini plutôt que d’être régularisées de manière informelle en fin d’année.
Définissez clairement :
- Quelle entité prend en charge chaque dépense
- Comment les coûts partagés sont répartis
- Comment les dépenses sont remboursées
- Comment les services intragroupe sont facturés
- Comment la filiale est financée, par apport en capital ou prêt intragroupe
- Comment les opérations en devises étrangères sont comptabilisées
- Comment les soldes intragroupe sont rapprochés
- Quels justificatifs doivent être conservés
Les transactions entre parties liées peuvent également entraîner des obligations américaines en matière de prix de transfert et de reporting fiscal.
Un exemple important : le Form 5472. Certaines sociétés américaines détenues à au moins 25 % par des personnes étrangères, ainsi que certaines entités américaines détenues par des étrangers et traitées comme « disregarded entities », doivent déclarer certaines transactions réalisées avec des parties liées. La pénalité de l’IRS en cas de défaut de dépôt d’un Form 5472 requis commence à 25 000 $.
4. Bien préparer les embauches et la paie
Embaucher aux États-Unis ne consiste pas simplement à mettre en place un système de paie. L’entreprise doit notamment déterminer le statut approprié de chaque collaborateur et respecter les obligations fédérales et celles des différents États.
Avant d’embaucher, vérifiez notamment :
- Le statut de salarié ou de travailleur indépendant
- Les immatriculations nécessaires pour la paie au niveau fédéral et des États
- Les retenues fiscales sur les salaires
- Le paiement et les déclarations des charges liées à la paie
- L’assurance chômage au niveau des États
- La workers’ compensation
- La gestion des avantages sociaux
- Les processus d’onboarding des salariés
L’embauche d’un salarié dans un nouvel État peut entraîner de nouvelles obligations en matière d’immatriculation, de paie, de fiscalité et de conformité. Pour aller plus loin, lisez ce qu’implique l’embauche d’un salarié aux États-Unis et découvrez notre offre de gestion de la paie.
5. Identifier vos obligations fiscales aux États-Unis
Les obligations fiscales américaines dépendent de la structure de l’entreprise, de ses activités, de ses salariés, de ses clients et de son implantation géographique. Elles peuvent également évoluer à mesure que la filiale se développe.
Selon l’activité, elles peuvent notamment inclure :
- L’impôt fédéral sur les sociétés
- Les impôts sur les bénéfices ou franchise taxes au niveau des États
- La sales tax
- Les taxes liées à la paie
- Le reporting des transactions entre parties liées
- Les déclarations annuelles auprès des États
- Les retenues à la source et obligations déclaratives sur certains paiements versés à des entités étrangères
Ces obligations peuvent évoluer lorsque la filiale embauche, s’implante dans de nouveaux États, détient des stocks, augmente ses ventes ou modifie son mode de fonctionnement. Nos équipes fiscalité des entreprises et taxe sur les ventes peuvent vous aider à les identifier.
6. Créer un calendrier de conformité
Identifier les obligations de l’entreprise ne suffit pas : il faut également savoir quand elles doivent être remplies et qui en est responsable. Un calendrier centralisé permet de mieux coordonner les différentes équipes, prestataires et juridictions.
Suivez notamment :
- Les échéances déclaratives
- Les dates de paiement des impôts et taxes
- Les renouvellements auprès des États
- Les déclarations liées à la paie
- Les membres de l’équipe ou conseillers responsables
- Les informations à obtenir auprès du siège
Cela permet de limiter les risques d’oubli et de simplifier considérablement la clôture de fin d’année. Notre calendrier fiscal américain est un bon point de départ.
7. Mettre en place un reporting mensuel
Le siège ne devrait pas attendre la fin de l’année pour comprendre les performances de sa filiale américaine. Un reporting régulier permet aux équipes locales et internationales de suivre plus clairement l’activité, la trésorerie et les éventuels enjeux financiers.
Un reporting mensuel peut notamment inclure :
- Le compte de résultat
- Le bilan
- La situation de trésorerie
- Le budget comparé aux résultats réels
- Les soldes intragroupe
- Des commentaires sur les principales variations
Le niveau de reporting doit évoluer à mesure que l’activité américaine se développe. Orbiss peut construire un reporting sur mesure adapté aux besoins du siège.
8. Définir clairement les responsabilités
Même lorsqu’une entreprise fait appel à plusieurs équipes internes et prestataires externes, chaque élément de la fonction finance américaine doit avoir un responsable clairement identifié. Des problèmes apparaissent souvent lorsque chacun suppose qu’une tâche est prise en charge par quelqu’un d’autre.
Définissez clairement qui est responsable de :
- La tenue comptable et la clôture mensuelle
- La gestion des comptes fournisseurs et clients
- La paie
- La gestion de trésorerie
- La conformité fiscale
- La comptabilité intragroupe
- Le reporting financier
- La budgétisation et les prévisions
Ces responsabilités peuvent être réparties entre le siège, l’équipe américaine, des prestataires externes ou une combinaison des trois. L’essentiel est qu’aucun sujet ne passe entre les mailles du filet.
L’essentiel à retenir
Une filiale américaine n’a pas nécessairement besoin d’une grande équipe finance en interne. Elle doit en revanche disposer des systèmes et processus nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise aux États-Unis.
Mettre en place ces bases dès le départ facilite considérablement la croissance de la filiale à mesure qu’elle recrute, gagne de nouveaux clients, s’implante dans de nouveaux États et fait face à des besoins de reporting plus importants. Orbiss accompagne les entreprises internationales dans la gestion de la comptabilité, de la fiscalité, de la paie, du reporting et de l’infrastructure financière de leurs activités aux États-Unis. Parlez-en avec notre équipe.
Questions fréquentes
De quoi une filiale américaine a-t-elle besoin après sa création ?
En général, d’un Employer Identification Number (EIN), d’un compte bancaire professionnel aux États-Unis, d’un registered agent, des documents juridiques et autorisations initiales, des immatriculations requises au niveau des États et des collectivités locales, ainsi que des licences ou permis applicables à son activité.
Créer la société dans un État couvre-t-il tous les États ?
Non. Créer la société dans un État ne couvre pas nécessairement les autres États où elle embauchera ou exercera une activité. Chaque nouvel État peut entraîner des obligations supplémentaires d’immatriculation, de paie, de fiscalité et de conformité.
Qu’est-ce que le Form 5472 ?
Le Form 5472 permet à certaines sociétés américaines détenues à au moins 25 % par des personnes étrangères, et à certaines « disregarded entities » américaines détenues par des étrangers, de déclarer leurs transactions avec des parties liées. La pénalité de l’IRS en cas de défaut de dépôt d’un Form 5472 requis commence à 25 000 $.
Que doit contenir le reporting mensuel envoyé au siège ?
Un reporting type comprend le compte de résultat, le bilan, la situation de trésorerie, la comparaison entre budget et résultats réels, les soldes intragroupe et des commentaires sur les principales variations.
Une filiale américaine doit-elle avoir sa propre équipe finance ?
Pas nécessairement. Elle doit disposer des systèmes et processus d’une entreprise américaine qui fonctionne correctement, avec un responsable identifié pour chaque tâche. Ce responsable peut se trouver au siège, dans l’équipe américaine, chez un conseiller externe ou une combinaison des trois.
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou comptable. Les règles et obligations varient selon l’entreprise, la personne et la juridiction, et peuvent évoluer. Demandez conseil en fonction de votre situation.