Deux identifiants fiscaux, deux objectifs très différents. Un guide pour comprendre les EIN et les ITIN lors de la création ou de la gestion d'une entreprise aux États-Unis.
Si vous êtes un fondateur étranger créant une entreprise aux États-Unis, vous avez probablement entendu les termes EIN et ITIN revenir au début du processus.
Ils se ressemblent et sont tous deux délivrés par l'IRS (Internal Revenue Service, l'administration fiscale américaine), mais ils ne sont pas interchangeables.
La distinction simple est la suivante : un EIN identifie votre entreprise, tandis qu'un ITIN vous identifie en tant qu'individu à des fins fiscales fédérales américaines. Voici ce que les fondateurs étrangers doivent savoir.
Qu'est-ce qu'un EIN ?
Un Employer Identification Number (EIN) est un numéro d'identification fiscale fédérale à neuf chiffres attribué à une entreprise ou autre entité par l'IRS. Malgré le mot « Employer » (employeur) dans son nom, vous n'avez pas nécessairement besoin d'avoir des employés pour en avoir l'utilité. Votre entreprise américaine peut utiliser son EIN pour les déclarations fiscales fédérales, la gestion de la paie et d'autres obligations de déclaration. Il devient également l'un des principaux numéros d'identification rattachés à l'entité.
Voyez-le ainsi : Votre EIN appartient à l'entreprise, pas à vous personnellement.
Pour un fondateur étranger créant une société (corporation), un partenariat (partnership) ou certaines autres entités aux États-Unis, l'obtention d'un EIN est généralement l'une des premières étapes après la constitution de la société.
Qu'est-ce qu'un ITIN ?
Un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) fonctionne différemment.
Il est délivré aux individus qui ont des obligations fiscales fédérales aux États-Unis mais qui ne sont pas éligibles à un numéro de sécurité sociale (SSN). Par exemple, un fondateur étranger peut avoir besoin d'un ITIN s'il doit déposer une déclaration de revenus individuelle aux États-Unis tout en ne pouvant pas obtenir de SSN. Un détail petit mais important : un ITIN est uniquement un numéro de traitement fiscal.
Il ne permet pas de :
Ainsi, le fait d'avoir une entreprise aux États-Unis ne signifie pas automatiquement que vous avez besoin d'un ITIN.
Avez-vous besoin d'un ITIN pour obtenir un EIN ?
C'est probablement la question la plus fréquente chez les fondateurs étrangers, et la réponse est : pas nécessairement.
Lors de la demande d'un EIN, l'IRS vous demande d'identifier la personne responsable (responsible party) de l'entreprise. En règle générale, il s'agit de l'individu qui possède ou contrôle ultimement l'entité. Normalement, le numéro SSN ou ITIN de cette personne est inscrit sur le formulaire SS-4. Cependant, si la personne responsable ne possède pas et n'est pas éligible pour obtenir un SSN ou un ITIN, les instructions de l'IRS vous permettent d'inscrire « foreign » ou « N/A » sur la ligne 7b à la place.
Vous ne devez donc pas supposer que vous devez demander un ITIN simplement parce que vous essayez d'obtenir un EIN pour votre entreprise américaine. Les deux demandes répondent à des objectifs distincts.
EIN vs. ITIN : Quelle est la différence ?
Résumons cela simplement :
| EIN | ITIN | |
| Utilisé par | Une entreprise ou une entité | Un individu |
| Objectif | Identification fiscale fédérale des entreprises | Identification fiscale fédérale des particuliers |
| Formulaire de demande | Formulaire SS-4 | Formulaire W-7 |
| Remplace un SSN? | Non | Utilisé à des fins fiscales fédérales lorsqu'on n'est pas éligible à un SSN |
| Fournit une autorisation de travail ? | Non | Non |
Un fondateur étranger peut donc avoir :
Tout dépend de la structure de l'entreprise et de la situation fiscale individuelle du fondateur.
Comment les fondateurs étrangers demandent-ils un EIN ?
Il existe plusieurs façons de faire, mais la méthode dépend de votre situation.
La demande d'EIN en ligne via l'IRS peut être utilisée lorsque le siège social de l'entité se trouve aux États-Unis ou dans un territoire américain, et que la demande respecte les critères de l'IRS (notamment disposer du SSN ou de l'ITIN de la personne responsable). Si elle est approuvée via le système en ligne, l'EIN peut généralement être émis immédiatement.
Si le siège principal de votre entreprise est situé en dehors des États-Unis, vous ne pouvez pas utiliser la demande en ligne. Les candidats internationaux peuvent postuler par téléphone, par fax ou par courrier.
Petit conseil: assurez-vous que les informations de la demande d'EIN correspondent exactement aux documents constitutifs de votre entreprise.
Portez une attention particulière à :
Des incohérences mineures au départ peuvent créer des problèmes administratifs plus importants par la suite.
Quand un fondateur étranger a-t-il besoin d'un ITIN ?
Un ITIN devient pertinent lorsque vous avez personnellement une obligation fiscale fédérale aux États-Unis et que vous n'êtes pas éligible à un SSN. Un exemple courant est celui d'un fondateur non-résident tenu de déposer une déclaration de revenus individuelle aux États-Unis. Il peut aussi y avoir des situations impliquant des avantages liés à des traités fiscaux ou d'autres exigences de déclaration fédérale. L'essentiel est que le besoin d'un ITIN découle de la situation fiscale de l'individu, et non simplement de la détention d'actions dans une entreprise américaine. Avant de soumettre une demande, vérifiez que vous avez bien une obligation fiscale fédérale justifiée.
Comment demander un ITIN ?
Pour demander un ITIN, vous devez généralement remplir le formulaire W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number). Dans la plupart des cas, le dossier comprend :
Certaines exceptions permettent de demander un ITIN sans joindre de déclaration de revenus fédérale. Vous pouvez soumettre la demande par courrier ou en personne via certains centres d'assistance aux contribuables de l'IRS, ou par l'intermédiaire d'un agent agréé par l'IRS (Acceptance Agent). Prévoyez un délai : les demandes d'ITIN ne sont pas traitées instantanément.
L'IRS conseille actuellement de prévoir environ sept semaines pour une mise à jour. Ce délai peut passer à neuf ou onze semaines pendant la saison fiscale ou lors d'une demande depuis l'étranger.
Si un ITIN est requis pour une prochaine déclaration fiscale, ne vous y prenez pas à la dernière minute.
Les erreurs courantes à éviter
Les demandes d'EIN et d'ITIN sont relativement simples, mais la détention étrangère peut ajouter une complexité. Voici quelques points de vigilance :
Demander un ITIN alors que vous n'en avez pas réellement besoin.
Posséder une entreprise américaine ne signifie pas automatiquement que vous avez besoin d'un ITIN.
Supposer qu'un ITIN est requis avant un EIN.
Si la personne responsable étrangère n'a pas de SSN ou d'ITIN et n'est pas éligible, les instructions du formulaire SS-4 offrent une autre option.
Indiquer la mauvaise personne responsable.
La personne responsable doit généralement être l'individu qui détient ou contrôle réellement l'entité.
Attendre la date limite fiscale pour penser à l'ITIN.
Le traitement peut prendre plusieurs semaines, surtout pour les demandes internationales.
Traiter la demande d'EIN comme une tâche isolée.
Votre structure d'entreprise, votre classification fiscale, votre actionnariat et vos obligations de déclaration doivent être considérés dans leur ensemble.
Les erreurs courantes à éviter
Avant de conclure, voici deux questions qui clarifient généralement la situation :
Votre entreprise américaine a-t-elle besoin d'un numéro d'identification fiscale fédérale? Vous avez probablement besoin d'un EIN.
Avez-vous personnellement une obligation fiscale fédérale américaine et n'êtes-vous pas éligible à un SSN? Vous pourriez avoir besoin d'un ITIN.
Et oui, selon votre situation, vous pourriez finir par avoir besoin des deux. L'important est de comprendre pourquoi vous demandez chaque numéro avant de commencer le processus.
En résumé
Pour les fondateurs étrangers, les EIN et ITIN font souvent partie d'une installation beaucoup plus large aux États-Unis. L'EIN est lié à l'entreprise. L'ITIN est lié à l'individu. Et posséder l'un ne signifie pas automatiquement que vous avez besoin de l'autre. Bien comprendre cette distinction dès le départ peut faciliter grandement vos immatriculations fiscales et vos futures déclarations.
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